Venvera 如何加速 GRC 流程

问题：依赖电子表格和电子邮件开展 GRC

坦率地说，如今大多数组织处理治理、风险与合规的方式大致如下：

• 一个共享硬盘里放着几十个 Excel 文件，一个用于风险登记册，一个用于资产清单，每个框架各有一份控制措施清单，一个用于供应商评估，还有好几个没人记得是谁创建的文件
• 所有事情都靠电子邮件串推进，包括向控制措施负责人请求证据、催促策略批准、向管理层通报事件、协调审计响应
• 当同一份数据需要出现在两个地方时，就在电子表格之间复制粘贴，同一个服务提供商同时出现在您的欧盟《数字运营韧性法案》（DORA）登记册、您的欧盟 NIS2 指令供应链评估，以及您的 ISO 27001 Annex A.15 证据文件夹中
• 手动跟踪状态，有人，通常是合规负责人，每周花数小时更新总跟踪表，只为弄清楚各项工作进展到哪里
• 董事会报告手工拼装，在董事会会议前一晚，从 5 份不同的电子表格中提取数字，放进 PowerPoint 文稿

当组织只需要关注一个框架时，这种方式还勉强可行。但当您需要同时管理 DORA、欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）、ISO 27001、NIS2，以及可能还包括 SOC 2 或欧盟《人工智能法案》（EU AI Act）时，它就会彻底失效。

时间实际都花在哪里

我们与合规团队交流时，反复听到的时间黑洞总是类似。下面是一个现实的拆解：在电子表格加电子邮件的环境中，合规负责人的一周通常花在哪里，以及使用 Venvera 后会发生什么变化。

1. 知道下一步该做什么

手动方式（电子表格 + 电子邮件）	使用 Venvera
您阅读法规，或阅读顾问的摘要，尝试将其拆解为可执行步骤，再通过查看多份电子表格，将这些步骤映射到当前状态，然后又在另一份电子表格中制定项目计划。对于 DORA 这样的新框架，这种初始范围界定工作推进缓慢，而且很容易出错。	打开框架仪表板。Compliance Roadmap 会显示按顺序排列的步骤，并自动检测进度。点击 "Generate Tasks"，每一个未完成步骤都会变成带截止期限的已指派任务，因此您的项目计划可一步生成。

2. 差距评估

差距评估需要用一个下午给出诚实回答，而它产出的总分反而是最不重要的部分。真正有价值的是分数下面按顺序排列的差距清单，因为这才是您可以配置人员、安排计划，并在管理会议上讨论取舍的内容。 差距评估需要用一个下午给出诚实回答，而它产出的总分反而是最不重要的部分。真正有价值的是分数下面按顺序排列的差距清单，因为这才是您可以配置人员、安排计划，并在管理会议上讨论取舍的内容。

手动方式	使用 Venvera
您聘请顾问或下载检查清单，在 Excel 中逐项处理，用绿色、琥珀色、红色给单元格标色，并尝试计算总体得分。当要求发生变化，或您取得进展时，您需要手动更新单元格。差距评估与您实际开展的工作之间没有自动连接。	Venvera 为每个框架提供结构化的差距评估，包括 GDPR、含 48 个问题的 DORA、ISO 27001、含 10 个支柱的 NIS2、含 50 个问题的 AI Act 等。回答问题后，您的合规得分会在仪表板上实时更新。由于它连接到您的实时数据，得分始终保持最新。

3. 风险管理

手动方式	使用 Venvera
风险登记册是一个 Excel 文件，包含可能性、影响、负责人、处置计划和状态等列。有人每季度更新一次（如果您足够幸运）。风险热力图是另一张图表，每次都由人工重新制作。风险与用于缓解这些风险的控制措施之间没有关联。当管理层问“我们的风险态势如何？”时，就需要有人手工制作摘要。	Venvera 的风险管理模块为您提供交互式 5×5 热力图、按类别划分的风险分布、风险偏好指标以及控制措施覆盖范围拆分，全部实时呈现，持续可用。风险与控制措施相关联。风险快照会捕捉某一时间点的风险态势，用于趋势分析。董事会报告可一键生成。

4. 第三方 / 供应商风险

这里会有摩擦，而且没有任何工具能消除。供应商回复问卷很慢，会对审计权条款提出异议，并将分包商披露视为商业敏感信息。软件能解决催办、评分以及记录谁说了什么的问题。但谈判仍然要由您来完成。 这里会有摩擦，而且没有任何工具能消除。供应商回复问卷很慢，会对审计权条款提出异议，并将分包商披露视为商业敏感信息。软件能解决催办、评分以及记录谁说了什么的问题。但谈判仍然要由您来完成。

手动方式	使用 Venvera
您通过电子邮件向每个供应商发送问卷（Word 或 Excel）。有些一周内回复。有些从不回复。您通过电子邮件催办。收到回复后，您手动评分，将结果记录到另一个电子表格中，并尽量记得跟进关键审计发现。对于 DORA，您随后还要把服务提供商数据复制到信息登记册电子表格中。对于 NIS2，您又要把它复制到供应链评估中。	Venvera 的 TPRM 模块通过安全的令牌化链接发送问卷，无需电子邮件附件。回复会根据风险评级（严重/高/中/低）自动评分。您只需录入一次服务提供商数据，即可供 DORA 信息登记册、NIS2 供应链评估、ISO 27001 供应商控制措施以及集中度风险分析使用，且全部自动完成。

5. 策略管理

起草一份策略需要一个上午。批准一份策略却要几周，因为它要等待本身还有其他工作的人员处理。这里的节省来自消除审核过程中的版本混乱，写作速度很少是真正的瓶颈。 起草一份策略需要一个上午。批准一份策略却要几周，因为它要等待本身还有其他工作的人员处理。这里的节省来自消除审核过程中的版本混乱，写作速度很少是真正的瓶颈。

手动方式	使用 Venvera
策略以 Word 文档形式存放在共享驱动器中。版本控制意味着不断重命名文件（“ICT_Security_Policy_v3_FINAL_v2.docx”）。批准工作流是一串电子邮件。没人完全确定哪个版本是当前版本。到了审计时，您要花数小时寻找正确版本并证明它已获批准。	策略库管理完整生命周期：草稿 → 审核中 → 已批准 → 已归档。版本历史自动记录。一键生成策略可基于模板创建策略，并预填您的公司数据，适用于您运行的每个框架。每项策略都关联到对应框架，支持文件附件，并可下载为 DOCX。

6. 事件管理

早期预警的截止期限听起来很宽裕，直到您把其中步骤逐一列出来：发现、分诊、判断是否达到阈值、让法务同意、让高层签署，然后提交。大部分时间窗口都耗在内部批准上。提前约定谁可以在非工作时间授权通知，您就已经解决了其中大部分问题。 早期预警的截止期限听起来很宽裕，直到您把其中步骤逐一列出来：发现、分诊、判断是否达到阈值、让法务同意、让高层签署，然后提交。大部分时间窗口都耗在内部批准上。提前约定谁可以在非工作时间授权通知，您就已经解决了其中大部分问题。

手动处理	使用 Venvera
发生了一个事件。有人把它记录在电子表格中。另一个人给数据保护官 (DPO) 发邮件。DPO 检查它是否构成欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）下的个人数据泄露（72 小时时钟开始）。与此同时，CISO 检查它是否达到欧盟 NIS2 指令的报告阈值（24 小时时钟开始）。同时，欧盟《数字运营韧性法案》（DORA）团队检查它是否属于重大 ICT 事件。同一个事件，由 3 个不同的人、3 份不同的电子表格、3 个不同的截止期限分别处理。	在统一的事件登记册中只记录一次该事件。Venvera 会自动按照每个适用框架进行跟踪：DORA 事件管理、NIS2 Art. 23 通知截止期限（24h → 72h → 1 month）、GDPR Art. 33 泄露通知、UAE IA aeCERT 报告，以及欧盟《人工智能法案》（EU AI Act）Art. 62 严重事件报告。一条记录，跟踪所有截止期限。

7. 控制措施和证据

手动处理	使用 Venvera
您为 ISO 27001（93 项 Annex A 控制措施）维护一份控制措施电子表格，为 SOC 2（Trust Services Criteria）维护另一份，为 NIST CSF（子类别）再维护一份，还要为 Cyber Essentials（5 个主题）维护一份。许多控制措施存在重叠，“访问控制”在这 4 个框架中都会出现，但您却分别跟踪。证据分散在邮件、SharePoint、截图和工单系统中。	控制措施库支持跨框架使用。一项控制措施可以同时满足 ISO 27001、SOC 2、NIST CSF 和 Cyber Essentials 的要求。实施状态（Planned → In Progress → Implemented → N/A）只需跟踪一次，并会在各处同步体现。证据会直接上传到控制措施中，使用 AES-256-GCM 加密，并链接到相关框架。

8. 任务管理和问责

手动处理	使用 Venvera
合规任务通过邮件、Jira 工单或共享电子表格进行跟踪。职责归属不清。后续跟进需要手动处理。当有人离开团队时，其任务就会被遗漏。合规负责人每周都要花数小时询问“这件事做了吗？”	Venvera 的任务管理支持跨框架。任务包含被指派人、截止期限、优先级、类型和框架标签。合规路线图中的自动生成任务确保不会遗漏任何事项。可按状态、被指派人、框架或类型筛选。每个人都能看到自己的待办清单。不再需要通过邮件反复催办。

9. 监管情报

手工	使用 Venvera
您订阅来自 EBA、ESMA、ENISA 等机构的新闻通讯。监管动态进入不同的收件箱。有人需要阅读这些内容，判断是否需要采取行动，并转发给合适的人员。没有系统化方式跟踪谁看过哪些内容，或是否已采取行动。	监管动态信息流汇总来自 10 个来源的发布内容（EBA、EIOPA、ESMA、ECB、ENISA、EUR-Lex 等）。每条动态都有影响级别和状态工作流（新建 → 审核中 → 需要行动 → 已解决）。确认跟踪显示谁已查看每条动态。

10. 董事会报告

手工	使用 Venvera
准备董事会报告是一项手工拼装工作。您需要从多个电子表格中提取数据、计算统计指标、制作图表、撰写摘要、设置文档格式，并发送审核。到正式汇报时，部分数字已经过时。对于欧盟 NIS2 指令，管理层问责要求还意味着您需要证明领导层已收到情况简报，这又增加了一层文档工作。	在 Reports 模块中点击 "生成报告"。Venvera 会基于从实时仪表板提取的当前数据，在支持的报告类型范围内生成 DOCX 董事会报告。报告按需生成，而不是手工拼装。风险数据可导出为 XLSX，以便进行更深入分析。

复合效应：多框架合规

手工工作的低效并不会线性扩展，而是会随着您新增的每一个框架而指数级扩展。 原因在于：每个框架都会引入自己的一组要求，但其中许多要求与您已经在管理的框架存在重叠。使用电子表格时，您无法捕捉这种重叠。结果就是同一项工作被重复做多次。

活动	有此要求的框架	手工方式：重复次数	Venvera：录入次数
登记第三方服务提供商	ISO 27001, NIS2, SOC 2, DORA	4	1
记录一项访问控制措施	ISO 27001, SOC 2, NIST CSF, Cyber Essentials, DORA	5	1
记录并报告安全事件	NIS2, GDPR, UAE IA, AI Act, DORA	5	1
编写并批准 ICT 安全策略	您运行的每个框架	10	1
执行内部审计	ISO 27001, SOC 2, NIST CSF, Cyber Essentials	4	1
跟踪一项数据处理活动	GDPR, NDPA	2	1
生成董事会报告	ISO 27001, NIS2, GDPR, AI Act, SOC 2, NIST CSF, DORA	7（手工制作）	7（每项点击一次）

电子表格的短板

除了重复录入问题，基于电子表格的方法还会让一些事情变得困难或不切实际：

能力	为什么用电子表格很难实现
实时合规评分	电子表格只反映最后一次更新时的状态。它无法与您的实际数据建立实时连接。在 Venvera 中，只要您添加服务提供商、实施控制措施或关闭事件，仪表板评分就会立即更新。
行级安全	如果您的 Excel 文件被共享，所有人都能看到全部内容。借助 Venvera，PostgreSQL RLS 可确保每一次查询都在数据库层面限定于您的组织范围内。任何代码缺陷或配置错误的共享链接，都无法暴露其他组织的数据。
不可变审计追踪	任何人都可以在 Excel 中编辑单元格，原始值随即丢失。Venvera 的审计日志仅可追加且防篡改，每一次创建、更新和删除都会记录操作人和时间。这正是监管机构期望看到的证据类型。
自动截止期限跟踪	电子表格不会提醒您欧盟 NIS2 指令 24 小时早期预警截止期限即将到期。Venvera 的第 23 条事件通知跟踪器会显示每一个法定截止期限的已发送、待处理和逾期数量。
一键监管报送	DORA xBRL-CSV 导出需要使用特定的机器可读格式，并符合定义好的分类法。如果没有定制工具，您无法从电子表格生成这种文件。Venvera 可原生生成。
云安全集成	电子表格无法连接 Azure、发现云资源或摄取 Defender for Cloud 审计发现。Venvera 的 Azure/M365 集成会自动完成这些工作，并将审计发现映射到合规控制措施。
加密文件存储	共享驱动器上的证据文件，其安全性取决于驱动器权限。Venvera 使用每个组织专属的加密密钥，通过 AES-256-GCM 对每个文件进行加密。
AI 驱动的辅助	电子表格无法回答有关监管要求的问题。Venvera 的 AI 助手（Virtual CISO）了解您的合规状态，并可就后续步骤、控制措施选择和监管解读提供建议。

一天中的工作场景：合规负责人

以下是合规负责人在使用 Venvera 前后的典型一天。

使用 Venvera 之前

时间	活动
09:00	打开邮件。14 封关于供应商问卷的邮件：3 份已完成，2 封退信，9 封要求延长截止期限。将每封邮件转发给相应团队成员。
09:45	打开 DORA 风险登记册电子表格。发现上次更新是在 3 周前。给风险负责人发邮件，请求更新。
10:15	2 天后召开董事会会议。开始为季度合规报告提取数据。打开 5 个不同的电子表格。
11:30	安全团队报告一起潜在数据泄露。检查其是否达到欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）72 小时门槛。同时检查欧盟 NIS2 指令和欧盟《数字运营韧性法案》（DORA）的门槛。打开三份不同的指南文件。
12:00	午餐（在工位上，同时更新 ISO 27001 控制措施电子表格）。
13:00	催促 4 位控制措施负责人提交即将到来的 SOC 2 审计所需证据。发送邮件提醒。其中两封退信，因为相关人员已经换岗。
14:30	继续准备董事会报告。发现风险电子表格中的数字与控制措施电子表格中的数字不一致。花一小时进行核对。
16:00	同事问：“我们的 NIS2 合规进展如何？”打开 NIS2 跟踪表。它已经过期。承诺在本周末前更新。
17:30	仍在处理董事会报告。大概明晚才能完成。

使用 Venvera 之后

时间	活动
09:00	打开 Venvera。检查任务：3 项逾期，7 项本周到期。从已换岗的同事那里重新分配 2 项任务。
09:15	查看第三方风险管理 (TPRM) 仪表板。3 份供应商问卷在夜间完成，分数已自动计算。一键发送 2 轮后续跟进活动。
09:30	2 天后召开董事会会议。进入报告。生成 NIS2、GDPR 和 DORA 董事会报告。三个 DOCX 文件，数秒内就绪。
09:45	安全团队报告一起潜在数据泄露。将其记录到事件登记册。Venvera 会自动按照 GDPR、NIS2 和 DORA 截止期限进行跟踪。Art. 23 跟踪器即时更新。
10:00	打开 DORA 仪表板，合规评分为 72%，高于上月的 68%。查看合规路线图，了解接下来的 3 个步骤。其中一个已经完成，系统从昨天的工作中自动检测到。
10:15	同事问：“我们的 NIS2 合规进展如何？”共享屏幕。打开 NIS2 仪表板。答案就在这里：64%，并通过支柱条形图清楚显示差距所在。
10:30	开始处理真正的合规改进工作：实施控制措施、审核策略、开展风险评估，而不是管理电子表格。

时间从哪里节省出来

节省的规模取决于您的团队、适用框架，以及您当前承担了多少重复工作，因此我们不发布单一的醒目数字。真正改变的是工作的形态。使用电子表格时会吞噬一周合规时间的活动，包括界定新框架范围、准备董事会报告、开展供应商尽职调查、根据多个制度对事件进行分类、起草策略、每周状态跟踪，以及在各框架之间保持数据同步，这些工作都会从手工汇总转为按需生成或自动完成。

• 框架范围界定变成有引导的路线图，而不是从零开始制定项目计划。
• 董事会报告基于实时数据生成，而不是从多个电子表格中手工汇总。
• 供应商尽职调查使用令牌化问卷和自动评分，而不是通过电子邮件附件和人工评分完成。
• 事件分类只需记录一次，并按每个适用框架跟踪，而不是按不同制度分别分流处理。
• 策略创建从已预填的草稿开始供审核，而不是从空白文档开始。
• 状态跟踪和跨框架数据同步来自实时仪表板，因此每周重复的更新工作基本消失。
• 审计证据已经关联到控制措施，因此在审计时不必从零开始收集。

重点在于，重复性、低价值的行政工作会减少，释放出的时间可用于真正改进合规。如果您想找一个起点，就从跨框架重复的数据开始：服务提供商、控制措施和事件。对这三类数据去重可以带来大部分节省，其余工作都是在此基础上的优化。如果您想找一个起点，就从跨框架重复的数据开始：服务提供商、控制措施和事件。对这三类数据去重可以带来大部分节省，其余工作都是在此基础上的优化。

电子表格的隐性成本

节省时间是最直观的收益，但电子表格还会给您的组织带来其他成本：

过时数据带来的合规风险

当监管机构询问“您当前的风险状况如何？”时，答案不应是“请先让我更新一下电子表格。”过时数据意味着您无法准确回答监管问询，而不准确的报告本身就可能触发执法行动。

关键人员依赖

在大多数基于电子表格的项目中，只有一两个人了解文件结构、公式以及所有内容的位置。一旦他们离职，组织就会留下无人完全理解的文件。Venvera 以任何授权团队成员都能浏览的方式来结构化合规数据。

审计就绪度

当审计师到来时（无论是内部还是外部），他们会要求提供证据。使用电子表格时，这意味着要匆忙在正确的文件夹中找到正确文件的正确版本。使用 Venvera 时，证据直接关联到控制措施，审计记录是结构化的，审计追踪可以证明保管链。

版本冲突和数据丢失

两个人同时编辑同一个电子表格？其中一人的更改会被覆盖。共享驱动器中的文件被意外删除？只能希望您做过备份。Venvera 原生支持并发访问、版本历史和自动加密备份。

没有职责分离

电子表格没有“此人可以查看但不能编辑”或“此人只能看到 DORA 数据，不能看到 GDPR 数据”的概念。Venvera 的基于角色的访问控制以及按框架的访问门控，确保人员只能看到他们应当看到的内容，除此之外别无其他。

什么时候应该切换？

如果以下任何一项属实，说明您已经超出了电子表格的适用范围。由一个人管理一个框架，使用电子表格确实没有问题；任何说法相反的人都是在推销东西。真正的分界点出现在第二个框架，同一个服务提供商、控制措施和事件必须同时存在于两个位置，并且保持一致。

• 您正在管理超过一个合规框架
• 您有超过两个人参与合规工作
• 您的董事会或管理层要求提供定期合规报告
• 您需要提交监管申报（DORA ROI、NIS2 通知、NDPA CARs）
• 您有外部审计要求（ISO 27001 认证、SOC 2 Type 2）
• 您管理超过 10 家第三方服务提供商
• 您花在跟踪合规工作上的时间比实际执行还多

本文描述的是截至 2026 年 7 月已在产品中构建并验证的 Venvera 能力，并与典型的电子表格加电子邮件方式进行对比。本文不发布量化的时间节省数据，因为节省程度取决于您的团队、框架和起点。Venvera 支持就绪度和覆盖范围工作；它本身并不会使组织实现合规或获得认证。请根据适用法规或咨询您的顾问确认监管义务。

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